Iepakošanas pavadzīme: kas tajā ietilpst un kam tā ir paredzēta

Iepakošanas pavadzīme ir dokuments, kuram ir liela nozīme loģistikā: to izmanto kā pierādījumu tam, ka pasūtījums tika pareizi piegādāts gala klientam.

Mūsdienās piegādes kļūst aizvien ātrākas, un transportēšanas jomā arvien biežāk tiek izmantoti ārpakalpojumi. Tāpēc ir īpaši svarīgi, lai būtu pieejams dokuments, kurā iekļauta visa informācija par pasūtījumu, lai atvieglotu tā nosūtīšanu, transportēšanu un piegādi.

Kas ir iepakošanas pavadzīme?

Iepakošanas pavadzīme ir komercdokuments, ko izmanto, lai reģistrētu pasūtījuma piegādi. Uzņēmums, kas pārdod preci, izraksta iepakošanas pavadzīmi, un persona, kura to iesniedz, parasti ir pārvadātājs vai loģistikas pakalpojumu sniedzējs, kas atbild par pasūtījumu transportēšanu gala saņēmējam. Iepakošanas pavadzīmē ir norādīts pilns to preču saraksts, kas tiek piegādātas pasūtījuma saņēmējam. Šajā dokumentā ir norādīts arī preču noliktavas uzskaites vienības (SKU) numurs, preču īpašības un katras preces vienību skaits. Saraksts ļauj saņēmējam pārbaudīt, vai ir saņemtas visas pasūtītās preces.

Iepakošanas pavadzīme ir noderīga ne tikai pircējam, lai pārliecinātos, ka saņemtās preces ir pareizas, , bet arī nosūtītājam, lai tiktu uzskaitītas visas preces, kas tiek izvestas no noliktavas. Šis dokuments kalpo kā piegādes juridisks apliecinājums, ja notiek kāds negadījums.

Ar ko iepakošanas pavadzīme atšķiras no rēķina? Lai gan tie abi ir komercdokumenti, iepakošanas pavadzīme ir apliecinošs dokuments, kurā norādītas fiziski saņemtās preces, bet rēķins ir oficiāls pasūtījuma dokuments. Iepakošanas pavadzīmē tiek norādītas preču īpašības, savukārt rēķinā cita starpā ir norādītas pārdodamās preces, katras preces cena un apmaksas nosacījumi vai veids.

Kādi dati tiek iekļauti iepakošanas pavadzīmē?

Lai gan nepastāv vienota iepakošanas pavadzīmes formāta, šajā dokumentā jāiekļauj šāda informācija:

• pasūtījuma numurs un atbilstošais rēķins;
• nosūtīšanas datums;
• nosūtītāja dati;
• saņēmēja dati;
• sūtījuma saturs;
• katra iepakojuma svars un tilpums;
• pilns sūtījuma svars;
• preču izcelsme un galamērķis;
• piegādes veids un izmantotais piegādes uzņēmums;
• saņemšanas datums.

Informācija iepakošanas pavadzīmē var atšķirties atkarībā no uzņēmuma veida un gala saņēmējam piegādājamo preču veida. Piemēram, lai gan dažkārt preču cenas tiek norādītas detalizēti, tās norādīt nav obligāti. Kāpēc ne? Atšķirībā no rēķina, iepakošanas pavadzīmes mērķis ir reģistrēt pasūtījuma piegādi, nevis tā komerciālo vērtību.

Iepakošanas pavadzīmes priekšrocības loģistikā

Loģistikas līmenī iepakošanas pavadzīme nodrošina priekšrocības uzņēmumam, kurš pārdod preci, loģistikas pakalpojumu sniedzējam, kurš to transportē (attiecīgā gadījumā), un gala saņēmējam, kurš saņem pasūtījumu. Galvenās priekšrocības ir šādas:

• iepakošanas pavadzīme kalpo kā piegādes apliecinājums: tas ir juridisks dokuments, kas īpaši vienkāršā veidā apliecina, ka preču komplekts tika piegādāts saņēmējam atbilstoši saskaņotiem noteikumiem un nosacījumiem;
• ar iepakošanas pavadzīmi var optimizēt pasūtījuma informācijas pārvaldību: tā palīdz pārvadātājiem, pircējiem un pat muitas aģentiem identificēt iepakojuma saturu;
• ar šīs pavadzīmes palīdzību atklāj kļūdas: ar iepakošanas pavadzīmi pasūtījuma saņēmējs var ātri un viegli pārbaudīt, vai saņemto preču skaits atbilst pasūtīto preču skaitam;
• izmantojot šo pavadzīmi tiek vienkāršots preču atpakaļ atdošanas vai atlīdzināšanas process: iepakošanas pavadzīme ļauj efektīvāk pārvaldīt informāciju par preces nosūtīšanu atpakaļ vai kompensāciju, piemēram, gadījumos, kad tā ir bojāta transportēšanas laikā. Bezmaksas preču atpakaļ nosūtīšanas standarta prakse ievērojami palielināja iepakošanas pavadzīmes vērtību.

Programmatūra iepakošanas pavadzīmju sastādīšanas automatizācijai.

Izmantojot jaunās tehnoloģijas, ir iespējams automatizēt visas iepakošanas pavadzīmē iekļautās informācijas apkopošanu, tādējādi ietaupot laiku un līdz minimumam samazinot kļūdas, kas varētu rasties, veicot manuālu apstrādi.

Uzņēmumi, kuros ir tāda noliktavas pārvaldības sistēma kā Easy WMS, var digitalizēt verifikāciju un dokumentu kontroli preču nosūtīšanas posmā. Programmatūrā ņem vērā pārvadātāja marķēšanas un dokumentēšanas standartus, lai atvieglotu pasūtījumu izplatīšanu. Easy WMS katram pasūtījumam ģenerē un izraksta iepakošanas pavadzīmi, lai nodrošinātu efektīvu piegādi.

Lai efektīvi pārvaldītu trešo pušu loģistikas darbības, programmatūra ir aprīkota ar paplašināto Multi Carrier Shipping Software (Vairāku pārvadātāju piegādes programmatūras) moduli. Šī programma ļauj izdrukāt etiķetes, kas ir saderīgas ar visām lielākajām transporta aģentūrām, un piešķirt katram sūtījumam izsekošanas numurus tieši no noliktavas.

Starptautiskais pārtikas uzņēmums Danone izmanto Multi Carrier Shipping moduli savā noliktavā Valdemoro, Spānijā, lai sazinātos ar MRW – pārvadātāju, kurš piegādā uzņēmuma pasūtījumus. “Kad MRW ierodas noliktavā, tās operatoriem ir tikai jāsavāc sakomplektētie pasūtījumi, jo visa informācija jau ir automātiski ievadīta sistēmā. Mēs esam daudz ko ieguvuši efektivitātes ziņā” – stāsta Eduardo Puerto, Danone piegādes ķēdes direktors Ibērijā.

Nosūtīšanas procesā aizvien biežāk tiek izmantots elektroniskais piegādes apliecinājums (ePOD). Tāpat kā iepakošanas pavadzīmes gadījumā, elektronisko piegādes apliecinājumu izmanto kā pierādījumu, ar kuru persona vai uzņēmums (pircējs) apliecina, ka ir saņēmis no cita uzņēmuma (nosūtītāja) preci vai preču grupu iepriekš saskaņotajā daudzumā un laikā. Apstiprinājums tiek veikts digitāli, izmantojot elektronisko parakstu.

Iepakošanas pavadzīme: dokuments, kas apstiprina pasūtījuma piegādi

Iepakošanas pavadzīme ir efektīvas piegādes ķēdes noslēgums un veids, kā dokumentā atzīmēt, ka ir sasniegts gala mērķis: pasūtījuma piegāde un loģistikas pakalpojuma izpilde efektīvā veidā. Mūsdienās loģistikā ir nepieciešama pēc iespējas elastīgāka visas informācijas pārvaldība – vēl jo vairāk tāpēc, ka pārvadājumi tiek uzticēti trešajām pusēm. Šajā ziņā iepakošanas pavadzīme ir viens no labākajiem palīglīdzekļiem visām pusēm, kas iesaistītas izejošajā loģistikā.

Vēlaties paātrināt iepakošanas pavadzīmju izveidi un pārvaldību un uzlabot saziņu ar pārvadātājiem? Sazinieties ar mums. Mecalux specializējas loģistikas pārvaldības optimizācijā jebkuras nozares uzņēmumiem.